Nasi klienci zazwyczaj zadają dwa pytania w kontekście automatyzacji:
- Czy mogę samodzielnie znaleźć obszary do automatyzacji?
- Jak to zrobić w praktyce?
Odpowiedź na pytanie nr 1 brzmi: oczywiście, tak. Przecież nasi klienci najlepiej znają swoje firmy. Odpowiedź na pytanie nr 2 nie jest tak prosta, jak kiedyś, więc w tym wpisie na blogu omówimy jak zwykle, w projektach realizowanych przez Brainhint, szukamy obszarów podatnych na automatyzację, abyście mogli spróbować sami!
Poznajemy lepiej siebie
Zazwyczaj staramy się jak najlepiej poznać naszych klientów, aby lepiej zrozumieć ich potrzeby i sposób postępowania. Dlatego na tym etapie powinniście skupić się na poznaniu swojej firmy od wewnątrz i na zewnątrz. Jak współdziałają różne działy? Wasi pracownicy? Jakie zadania wykonują? Zacznijcie szukać miejsc, w których procesy spełniają te dwa kryteria:
- Wykonywane są za pomocą komputera
- Są powtarzalne (przez co najmniej 50% całego procesu)
Gdy zostaną znalezione procesy, które spełniają wspólnie te kryteria, macie na tacy obszary działania!
Zmień swoje nastawienie
Podczas pracy z klientami zazwyczaj identyfikuje się kilka różnych procesów, które mają wpływ na organizację jako całość. Wymaga to zmiany perspektywy na bardziej całościowe spojrzenie na biznes. Czasami oznacza to zebranie przedstawicieli działów, które zwykle nie współpracują. Celem jest sprawdzenie, jak automatyzacja procesu wpłynie na wszystkich. Przykładowo, współpracowaliśmy z firmą produkującą elektronikę, aby zautomatyzować księgowanie faktur i osiągnęliśmy 70% automatyzację procesów. Na pierwszy rzut oka dało to wymierną korzyść w postaci zaoszczędzonych 0,7 etatu. Po wdrożeniu automatyzacji firma zdała sobie sprawę, że dostarczenie danych wsadowych do procesu zwiększyło obciążenie w dwóch innych działach o dodatkowe 0,3 etatu. Ta nieoczekiwana konsekwencja oznaczała konieczność bliższego przyjrzenia się dwóm działom ze zwiększonym obciążeniem i rozszerzenie obszaru automatyzacji, aby rzeczywiście osiągnąć wymierne korzyści, które początkowo przewidzieliśmy. Ostatecznie wyniki były ogromnym sukcesem, ale zwiększenie oszczędności wymagało czasu i zmiany nastawienia firmy.
Jedyną stałą jest zmiana
Problem, z którym często się spotykamy, to podejście pracowników do zmian. Wiele zadań jest wykonywanych przez poszczególne osoby latami, a ich obowiązki praktycznie się nie zmieniają. Przy wyszukiwaniu obszarów do automatyzacji ważne jest, aby być świadomym poglądu pracowników na zmianę i wyjaśniać im, dlaczego procesy są automatyzowane. Niedoinformowany pracownik nie jest ani wydajnym, ani zadowolonym pracownikiem. Na przykład mieliśmy za zadanie zautomatyzować procesy w dziale logistyki pewnej firmy. Specjaliście powiedziano tylko, że przyjdzie konsultant zewnętrzny, przeanalizuje jego pracę i ją zautomatyzuje. Oczywistą reakcją była obawa o utratę pracy i niechęć do wzięcia udziału w projekcie. Dopiero po dokładnym wyjaśnieniu, że celem jest zwiększenie efektywności poprzez automatyzację nudnych, powtarzalnych czynności, a nie zastąpienie człowieka, podejście zmieniło się na tyle, że mogliśmy dalej działać razem. Dopiero po rozważeniu wszystkich scenariuszy i całościowym spojrzeniu na organizację, mogliśmy przygotować pracowników na czekające ich zmiany.
Jesteście gotowi do rozpoczęcia przygody z automatyzacją? Skontaktujcie się z nami, aby dowiedzieć się, jak to zrobić!
