Księgowanie wydatków na podróże służbowe

Wyzwanie

Międzynarodowa grupa farmaceutyczna stanęła przed wyzwaniem operacyjnym w zakresie rozliczania kosztów podróży służbowych. Zgodnie z przepisami firma potrzebowała papierowych paragonów i faktur w celu rozpoznania wydatków jako kosztów uzyskania przychodu. Obsługa kilkuset kart kredytowych utrudniała to zadanie, a opóźnienia były notoryczne. Rezultatem było duże obciążenie administracyjne, ponieważ specjaliści musieli na bieżąco wyjaśniać poszczególne pozycje z pracownikami. Ponadto także w krótkim okresie niepotrzebnie zaniżone były koszty uzyskania przychodu.

Rozwiązanie

Powstał robot oparty na platformie UiPath.

Robot ten został zaprojektowany jako robot nadzorowany, czyli wymagał pracownika do uruchomienia. Nie było możliwości zaplanowania automatycznego uruchamiania robota, ponieważ  mógł on działać dopiero wtedy, gdy przetworzone zostały wszystkie dokumenty papierowe.

Po uruchomieniu robot logował się do systemu ERP oraz sprawdzał wyciągi bankowe z kart kredytowych i konfrontował je z wewnętrznym systemem rozliczania kosztów podróży. Jeśli występowały płatności, których właściciel karty kredytowej nie zaraportowwał, robot sprawdzał adres e-mail posiadacza karty i wysyłał powiadomienie dotyczące tego konkretnego wydatku.

Podobnie wówczas, gdy robot zidentyfikował płatność zgłoszoną do rozliczenia, ale oczekującą na dokumenty potwierdzające, postępował zgodnie z algorytmem i odpowiednio wysyłał powiadomienia.

Rezultaty

Robot wykorzystywał kilkanaście różnych typów powiadomień, które dobierane były do stopnia pilności sprawy. Aby stworzyć wrażenie naturalnej sytuacji, robot korzystał z osobistej skrzynki jednego z pracowników i sprawdzał, czy posiadacz karty ma asystenta. Jeśli tak, posiadacz otrzymywał tylko kopię wiadomości e-mail.

Wykorzystanie robota pozwoliło zaoszczędzić około 1 etatu, co oznacza około 30% zasobów zespołu.

Ponadto konsekwentna praca robota zmotywowała pracowników do szybszego dostarczania papierowych paragonów, co skutkowało dokładniejszym księgowoaniem i raportowaniem dochodu do opodatkowania.

  • 1 etat

    zaoszczędzony w zespole rocznie

  • mniejsze opóźnienia w księgowaniach

  • oszczędności związane z niższą podstawą opodatkowania

Skontaktuj się z nami

Odezwiemy się w ciągu 24 godzin

Porozmawiajmy