Cyfryzacja procesu wnoszenia spraw do sądu

Wyzwanie

Instytucja rządowa stanęła przed wyzwaniem wnoszenia spraw do sądu, w skali nawet do 1000 roszczeń. Proces ten odbywał się z użyciem z systemu internetowego udostępnianego przez sąd. Niestety działanie tego systemu było bardzo niestabilne, co sprawiało, że proces przerodził się wyzwanie operacyjne wymagające w wielu przypadkach od pracowników dodatkowej pracy w nocy lub w weekendy.

Rozwiązanie

Aby sprostać temu wyzwaniu, opracowano robota opartego na platformie UiPath.

Robot został zaprojektowany jako robot nadzorowany, co oznacza, że jego uruchomienie wymagało interwencji pracownika. Wynikało to z konieczności stosowania urządzeń do podpisu elektronicznego. Zanim robot został uruchomiony, pracownik był zobligowany do włożenia karty z podpisem elektronicznym, wprowadzenia hasła i zabezpieczenia komputera.

Po uruchomieniu robot uzyskiwał dostęp do poszczególnych plików w lokalizacji sieciowej za pomocą protokołu SFTP (Secure File Transfer Protocol). Dane były generowane z innego systemu w formacie XML (Extensible Markup Language). Każdy plik był przetwarzany w celu zebrania wszystkich istotnych informacji na temat wnoszonej sprawy. Robot uzyskiwał następnie dostęp do systemu sądowego przez przeglądarkę internetową, logując się do niego, aby kolejno wnosić sprawy. Po każdorazowym wypełnieniu formularza, drukowane było potwierdzenie w celu archiwizacji dla celów dowodowych.

Aby usprawnić pracę instytucji, robot był zazwyczaj uruchamiany w godzinach popołudniowych, pracując przez całą noc, aby pracownicy uruchamiający go następnego dnia zarchiwizowali wcześniej wydrukowane przez niego dokumenty.

 

Rezultaty

Korzystanie z robota było pomocne, gdyż składanie spraw w nocy zajmuje średnio 4 razy mniej czasu niż w ciągu dnia. Dzięki temu robot zaoszczędził około 1,5 etatu oraz skrócił czas na wniesienie sprawy o ponad tydzień, do zaledwie dwóch dni.

Dodatkowo robot wyeliminował błędy ludzkie, takie jak sporadyczne literówki w procesie rejestracji, co skutkowało mniejszą liczbą odrzuconych spraw.

  • 1,5 etatu

    zaoszczędzone w zespole rocznie

  • 4x

    szybsze wnoszenie spraw

  • eliminacja błędów ludzkich

Skontaktuj się z nami

Odezwiemy się w ciągu 24 godzin

Porozmawiajmy