Wysoki poziom zainteresowania RPA wynika z bardzo dużego potencjału biznesowego związanego z wdrożeniem tej technologii. Jednak to kluczowe słowo – „potencjał” – odmienia się przez wszystkie przypadki. W tym artykule postaram się przedstawić naszą metodologię dotyczącą wstępnej oceny potencjału automatyzacji procesu w oparciu o stopień zgodności procesu.
Podatność procesu to procent wskazujący, która część analizowanego procesu nadaje się do automatyzacji. Oznacza to, że jeśli wskaźnik wyniesie 100%, konieczność obecności człowieka w procesie zostanie wyeliminowana. Z drugiej strony, jeśli wskaźnik wynosi 0%, proces nie nadaje się do automatyzacji.
Jak obliczyć wartość podatności
Metodologia naszej pracy w dużej mierze opiera się na sesjach tzw. shadowingu, polegających na obserwacji pracy specjalisty w warunkach naturalnych. W ramach sesji shadowingu mierzymy czas potrzebny specjaliście do zakończenia procesu. Podczas pomiaru bierzemy również międzyczasy dla poszczególnych części procesu. Pomiar należy powtórzyć kilkakrotnie w celu obliczenia średnich wartości. Możliwość nagrywania sesji użytkownika znacznie ułatwia tego typu analizę.
Mając podsumowanie międzyczasu, analityk musi ocenić, które części procesu nadają się do automatyzacji, a które nie. Części procesu są oceniane w taki sam sposób, jak cały proces. Możesz przeczytać tutaj, czy proces lub w tym przypadku jego część nadaje się do automatyzacji.
Ostatnim krokiem jest zsumowanie międzyczasów dla elementów nadających się do automatyzacji i podzielenie ich przez czas całego procesu. Na przykład wyobraźmy sobie proces, w którym specjalista loguje się do systemu internetowego za pomocą dwuczęściowego loginu (SMS), znajduje poszukiwaną wartość, wpisuje ją do dokumentu, który drukuje i umieszcza w pliku. Analityk zmierzył następujące czasy:
- Otwarcie przeglądarki i strony logowania – 10s;
- Wprowadzenie nazwy użytkownika i hasła – 8s;
- Oczekiwanie i wpisanie kodu SMS – 20s;
- Pozyskanie szukanej zmiennej – 15s;
- Otwarcie pliku, przepisanie zmiennej, polecenie wydruku – 18s;
- Wydruk i dołączenie pliku do segregatora – 12s.
Punkty 3 i 6 w tym przypadku nie nadają się do automatyzacji, dlatego łączny czas na automatyzację wynosi 51s, a cały proces trwa 83s. Przydatność do tego procesu wynosi 61%.
Znaczenie wskaźnika
Podatność jest ważnym wskaźnikiem, ponieważ wykazuje maksymalny potencjał automatyzacji. Jeśli wskaźnik wynosi 61%, nie będziesz w stanie zaoszczędzić więcej niż 61% czasu na tym procesie. W tym momencie możemy również zdecydować, czy dokonamy szczegółowej analizy kosztów i korzyści, czy też nie.
Jednakże należy uważać, bo podatność procesu nie uwzględnia jego objętości, łatwości automatyzacji, potencjalnej poprawy jakości – wysoka podatność nie może przesądzić o ostatecznym wyborze przy wprowadzaniu RPA. Od czasu do czasu analizujemy procesy, które mają 90% wskaźnik zgodności, a automatyzacja nie ma szans na oszczędności ze względu na małą objętość procesu i wysoki poziom złożoności. Z drugiej strony są procesy o wskaźniku 5%, w których automatyzacja niesie za sobą wiele korzyści, ponieważ jest prosta, a proces masowy.
