Najważniejszym celem pierwszego warsztatu dla klienta jest klasyfikacja procesów do automatyzacji. Wyzwanie to polega na tym, że o ile my jako eksperci w dziedzinie automatyzacji procesów wiemy, jakich procesów powinniśmy szukać, to niestety w większości przypadków nie znamy operacji klienta na tyle dobrze, aby móc je wskazać w trakcie oczekiwania.
Zazwyczaj nasze warsztaty polegają na przybliżeniu specjaliście lub menedżerowi tematu automatyzacji, pokazaniu przykładów i zidentyfikowaniu cech, które procesy miałyby charakteryzować. Podczas warsztatów zwykle pada wiele spontanicznych propozycji oraz wielokrotnie zadawane jest pytanie:
„Czy ten proces jest odpowiedni?”
Więc jaki proces jest odpowiedni, to który nie jest? Ogólnie proces należy oceniać w kilku aspektach.
Elektroniczność
Czy proces przebiega całkowicie elektronicznie, czy są elementy wymagające fizycznego przetworzenia dokumentacji? Konieczność wydrukowania dokumentu nie jest problemem, ale problemem jest pobranie dokumentu z odpowiedniego segregatora i przepisanie zmiennej. Im bardziej elektroniczny proces, tym bardziej podatny na zautomatyzowanie.
Strukturalność
Proces musi być strukturalnie możliwy do zapisania w formacie podobnym do schematu UML. Bez tego deweloper nie będzie w stanie stworzyć wydajnego robota. Większość procesów biznesowych spełnia ten warunek, jednakże, ważne jest, aby dowiedzieć się, czy na pewnym etapie nie ma złożonego punktu decyzyjnego, w którym specjalista podejmuje decyzję w oparciu o subiektywne czynniki.
Powtarzalność
Proces powinien być powtarzalny – nie powinien zmieniać się znacząco w czasie. Im bardziej powtarzalny proces w czasie, tym niższy koszt utrzymania robotów go automatyzujących.
Wolumen
Wolumen procesu jest proporcjonalny do potencjału oszczędności. Jest to element opcjonalny, ponieważ dla wielu organizacji i firm oszczędności nie są najważniejszą korzyścią płynącą z automatyzacji. Z naszego doświadczenia wynika, że automatyzacja procesów może być opłacalna, gdy proces obejmuje przynajmniej część etatu.
Rzetelną analizę przeprowadzoną pod kątem opisanych powyżej kryteriów mogą wdrożyć wewnętrznie specjaliści lub menedżerowie bez wiedzy eksperckiej w zakresie automatyzacji procesów. Podjęte w ten sposób działania pozwolą nie tylko zaoszczędzić czas i pieniądze. Umożliwi to również ekspertom RPA szybsze podjęcie decyzji o wyborze optymalnych procesów i rozpoczęciu pracy. Ćwiczenie to polecam również organizacjom, które jeszcze nie przeanalizowały możliwości wprowadzenia RPA. Być może proces ten ma potencjał większy niż myślisz!
